Czy za rezerwację w hotelu się płaci? Karta i anulowanie

Czy za rezerwację w hotelu się płaci, zależy od warunków wybranej oferty. Za samo zarezerwowanie pokoju zwykle nie ma osobnej opłaty: płacisz za pobyt, a warunki mówią, czy pieniądze zejdą z karty przy rezerwacji, kilka dni przed przyjazdem, czy dopiero w hotelu. Dodatkowy koszt pojawia się najczęściej przy rezygnacji, gdy oferta jest bezzwrotna, minął termin bezpłatnego odwołania albo gość w ogóle nie przyjechał. Przed potwierdzeniem rezerwacji sprawdź sposób płatności, rolę karty (zapłata czy tylko gwarancja) i politykę anulowania.

• Czy za rezerwację w hotelu trzeba płacić osobno?
• Jakie są sposoby płatności za rezerwację hotelu?
• Kiedy hotel pobiera pieniądze z karty?
• Ile zapłacisz, gdy odwołasz rezerwację hotelu lub nie przyjedziesz?
• Czy od rezerwacji hotelu można odstąpić w ciągu 14 dni?
• Rezerwacja przez portal czy bezpośrednio w hotelu: gdzie załatwiasz płatność i zmiany?
• Rezerwacja hotelu dla innej osoby: kto płaci i za co?
• Jaki wariant płatności wybrać przy rezerwacji hotelu?

Czy za rezerwację w hotelu trzeba płacić osobno?

Gość zwykle nie płaci osobnej opłaty za samo zarezerwowanie pokoju, także wtedy, gdy rezerwuje przez portal. Pośrednik zarabia na prowizji od hotelu, liczonej jako procent od całej kwoty, którą płaci gość.

Rejestracja obiektu na Booking.com jest bezpłatna, a portal nie ma jednej stawki prowizji dla Polski: zależy ona od umowy, kraju i rodzaju obiektu. Polskie firmy zarządzające apartamentami podają zwykle 12-15% (15% w dużych miastach, 12% w pozostałych lokalizacjach), a dla rynków na całym świecie spotyka się zakres 10-25% ze średnią około 15%. Prowizję liczy się od ceny z VAT. Ten koszt hotel musi zmieścić w cenie pokoju, dlatego obiekty starają się ściągać gości na własne strony.

Przykład: ile z ceny pokoju trafia do portalu

Przykład: za pobyt zarezerwowany przez portal płacisz 1000 zł z VAT. Przy prowizji 12% hotel oddaje portalowi 1000 zł × 0,12 = 120 zł, a przy 15%: 1000 zł × 0,15 = 150 zł. Twoja kwota w obu wariantach wynosi 1000 zł, a hotelowi zostaje 850-880 zł, z których pokrywa jeszcze ewentualne programy widoczności, finansowane przez siebie rabaty Genius i opłaty za obsługę płatności.

Dla gościa wynika z tego prosta zasada: w tym modelu prowizja jest już w cenie, więc za kliknięcie przycisku rezerwacji nie dopłacasz. Ma ona jednak znaczenie przy zmianach rezerwacji, bo hotel rozlicza się z portalem od kwoty zapisanej w systemie.

Jakie są sposoby płatności za rezerwację hotelu?

Przy rezerwacji hotelu spotkasz przedpłatę, płatność w hotelu z kartą jako gwarancją oraz blokadę środków przed przyjazdem. Do każdego z tych wariantów dochodzi polityka anulowania: bezpłatne odwołanie do określonej daty albo oferta bezzwrotna. Sposób płatności i warunki rezygnacji to dwie osobne informacje, które trzeba sprawdzić przy każdej stawce.

Płatność w hotelu bywa połączona z bezpłatnym odwołaniem, a przedpłata z ofertą bezzwrotną, ale to nie reguła. Rozstrzyga opis oferty przy konkretnym pokoju.

Gdy rezerwujesz bezpośrednio, np. mailowo, warunki wpłaty (przedpłata, zaliczka albo płatność na miejscu) i ewentualnego zwrotu powinny wynikać z potwierdzenia rezerwacji lub regulaminu przekazanego przed jej zawarciem. W wiadomości do obiektu (podpowiedzi, jak napisać rezerwację do hotelu) poproś od razu o pisemne potwierdzenie sposobu płatności i zasad odwołania.

Kiedy hotel pobiera pieniądze z karty?

Hotel pobiera pieniądze z karty od razu przy rezerwacji, gdy wybierasz przedpłatę, albo dopiero w czasie pobytu, gdy wybierasz płatność w hotelu. O momencie obciążenia decyduje obiekt, nie portal, a informacja o nim jest w opisie konkretnego pokoju i stawki.

Przy płatności na miejscu do przyjazdu z karty nic nie schodzi, choć jej dane bywają warunkiem przyjęcia rezerwacji. Tak działa płatność za hotel na miejscu: karta zabezpiecza rezerwację, a rachunek regulujesz w hotelu gotówką lub kartą użytą przy rezerwacji. Przedpłata oznacza obciążenie całą kwotą od razu przy rezerwacji.

Od zasady, że przy płatności na miejscu karta jest nietknięta do przyjazdu, są dwa odstępstwa. Część obiektów blokuje środki na karcie na kilka dni przed przyjazdem. Hotel obciąża też kartę, gdy oferta była bezzwrotna albo gdy rezygnacja przyszła po terminie bezpłatnego odwołania, zgodnie z warunkami stawki.

Nieoczekiwane obciążenie lub blokadę porównaj z warunkami stawki zapisanymi w potwierdzeniu rezerwacji. Jeśli warunki nie przewidywały pobrania płatności w tym momencie, masz podstawę, by zapytać obiekt lub portal o jej powód.

Kiedy płaci się za pobyt w hotelu?

Za pobyt płacisz w terminie z warunków oferty: przy rezerwacji, przed przyjazdem, gdy obiekt pobiera płatność wcześniej, albo w hotelu. Przy rezerwacjach firmowych płatnik może pokrywać sam pokój, a usługi dodatkowe reguluje wtedy gość. Moment zapłaty w recepcji zależy od obiektu; więcej o tym, kiedy płaci się za pobyt w hotelu.

Ile zapłacisz, gdy odwołasz rezerwację hotelu lub nie przyjedziesz?

Opłata za rezygnację rośnie wraz z tym, jak późno odwołujesz rezerwację, i może sięgnąć całej ceny pobytu. Tak samo traktowany jest gość, który nie przyjechał i nie odwołał rezerwacji. Konkretną kwotę lub procent wyznacza polityka anulowania oferty, bo w UE nie ma jednolitych przepisów o niewykorzystanych rezerwacjach hotelowych, inaczej niż w przewozach lotniczych.

Gościa, który nie dojeżdża mimo rezerwacji, branża nazywa „no-show”, po polsku „niedojazdem”. Część krajów UE ma własne regulacje, w innych zasady zostawiono hotelom. W Niemczech opłaty opierają się na zaleceniach stowarzyszeń hotelarskich, w Grecji na orzeczeniach sądów i interpretacji przepisów, dlatego przy pobycie za granicą sprawdź, czy wskazana stawka jest wiążąca, czy tylko zalecana.

Rezygnację składaj tam, gdzie zawierałeś rezerwację: w portalu albo bezpośrednio w hotelu, i zachowaj potwierdzenie odwołania. Treść pisma do obiektu podpowiada wzór anulowania rezerwacji w hotelu.

Przykład: koszt niedojazdu przy rezerwacji czterech pokoi

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej rozpatrywał sprawę konsumenta, który przez Booking.com zarezerwował cztery pokoje dwuosobowe w niemieckim hotelu na pobyt od 28 maja do 2 czerwca 2019 r. i nie przyjechał. Hotel, powołując się na swoje ogólne warunki sprzedaży, wystawił mu fakturę na 2240 EUR kosztów anulowania i dał pięć dni roboczych na zapłatę.

Rachunek na danych z tej sprawy: od 28 maja do 2 czerwca to 5 nocy, więc 4 pokoje × 5 nocy = 20 pokojonocy. 2240 EUR ÷ 20 = 112 EUR kosztów anulowania na pokój za noc. Opis sprawy nie mówi, jaki to procent ceny pokoju, ale pokazuje, że przy rezerwacji grupowej ryzyko niedojazdu trzeba liczyć dla wszystkich pokoi i nocy, a nie dla jednego noclegu.

Z tej sprawy wynika też zasada dotycząca przycisku rezerwacji. TSUE stwierdził, że przy umowie zawieranej elektronicznie konsument jest nią skutecznie związany, gdy już z samego napisu na przycisku zamówienia jednoznacznie rozumie, że kliknięcie oznacza obowiązek zapłaty.

Co zrobić, gdy gość nie chce zapłacić za nocleg?

Hotel ma podstawę do żądania zapłaty, gdy obowiązek wynika z umowy, potwierdzenia rezerwacji, ceny za cały pakiet albo regulaminu doręczonego gościowi przed zawarciem umowy. Przy rezerwacji zabezpieczonej kartą i warunkach przewidujących opłatę obiekt obciąża kartę. Bez karty pozostaje wystawienie rachunku z terminem zapłaty, jak w sprawie przed TSUE.

Gość, który uważa opłatę za nienależną, może zażądać od hotelu wskazania jej podstawy umownej i prawnej. Ma to szczególne znaczenie, gdy kosztu, kary lub opłaty wcześniej jasno nie podano.

Czy od rezerwacji hotelu można odstąpić w ciągu 14 dni?

Co do zasady nie. Gdy rezerwujesz nocleg na określone daty, ustawowe 14 dni na odstąpienie od umowy nie przysługuje, bo umowa wskazuje dzień lub okres zakwaterowania. Bezpłatna rezygnacja jest więc możliwa tylko wtedy, gdy przewiduje ją oferta.

Warunki anulowania wiążą jednak gościa dopiero wtedy, gdy hotel udostępnił je przed zawarciem umowy, a przy rezerwacji elektronicznej w formie, którą da się zapisać i później odtworzyć. Zapewnienie obiektu, że regulamin „był na stronie”, tego nie zastępuje, co omawia analiza zasad skrócenia pobytu w hotelu.

Te same reguły dotyczą wcześniejszego wyjazdu. Hotel może żądać zapłaty za niewykorzystane noce, gdy wynika to z rezerwacji lub regulaminu, a inaczej ocenia się wyjazd spowodowany tym, że obiekt nie wykonał usługi albo warunki rażąco odbiegały od obiecanych. Szerzej o tym w tekście o skróceniu pobytu w hotelu a zwrocie kosztów.

Rezerwacja przez portal czy bezpośrednio w hotelu: gdzie załatwiasz płatność i zmiany?

Rezerwację zrobioną przez portal zmieniasz i odwołujesz w portalu, a rezerwację ze strony hotelu, mailową lub telefoniczną, bezpośrednio z obiektem. Na Booking.com bezpłatne odwołanie w terminie przeprowadza się w zakładce „Rezerwacje”. Mail do recepcji nie zmienia warunków rezerwacji z portalu, dopóki się nie zameldujesz.

Powód jest finansowy. Hotel płaci prowizję od kwoty zapisanej w portalu, więc gdy rezerwację zmniejszysz tylko w korespondencji z obiektem, np. z 200 do 150 euro, prowizja nadal liczy się od 200 euro, choć hotel dostanie 150. Zmianę liczby osób, typu pokoju albo rezygnację ze śniadania przeprowadź więc w portalu przed przyjazdem.

Przy rezerwacji bezpośredniej warunki ustalasz z obiektem, a dowodem dla obu stron jest potwierdzenie rezerwacji. Powinno zawierać kwotę, sposób i termin płatności, rolę karty oraz zasady odwołania.

Rezerwacja hotelu dla innej osoby: kto płaci i za co?

Gdy rezerwujesz pokój dla pracownika, kontrahenta lub bliskiej osoby, hotel musi wiedzieć, kto zamawia, kto płaci i kto przyjedzie. Te role mogą należeć do jednej osoby albo do różnych, np. firma zamawia i płaci, a nocuje pracownik.

Kłopoty z płatnością biorą się zwykle z niedopowiedzeń: karta podana w formularzu zostaje użyta tylko jako gwarancja, a nie do zapłaty, albo firma pokrywa sam pokój, bez usług dodatkowych. Wpisanie danych płatnika w formularzu może też sprawić, że system uzna go za gościa, a osoba przyjeżdżająca nie znajdzie swojej rezerwacji. Zasady rezerwacji hotelu dla innej osoby sprowadzają się do rozdzielenia ról na piśmie i potwierdzenia sposobu płatności przez obiekt.

Jaki wariant płatności wybrać przy rezerwacji hotelu?

Wariant płatności dobieraj do pewności terminu: im mniej pewny wyjazd, tym bardziej liczy się bezpłatne odwołanie i płatność w hotelu. Reguła decyzyjna dla najczęstszych sytuacji:

Lista kontrolna przed potwierdzeniem rezerwacji

1. Napis na przycisku: z jego treści ma jasno wynikać, że kliknięcie oznacza obowiązek zapłaty.
2. Sposób płatności przy wybranej stawce: przedpłata, płatność w hotelu albo blokada środków przed przyjazdem.
3. Rola karty: zapłata czy wyłącznie gwarancja rezerwacji.
4. Polityka anulowania: do kiedy rezygnacja nic nie kosztuje i ile wynosi opłata po tym terminie oraz przy niedojeździe.
5. Regulamin i warunki dostępne przed potwierdzeniem, w formie, którą możesz zapisać.
6. Kanał zmian: portal, jeśli tam rezerwujesz, albo bezpośredni kontakt z hotelem.
7. Potwierdzenie rezerwacji z kwotą, terminem płatności oraz danymi gościa i płatnika.