Karta pobytu w hotelu – wzór i jak wypełnić

Karta pobytu w hotelu to krótki, ale kluczowy dokument — wzór formularza ułatwia szybki meldunek, eliminuje wątpliwości i zabezpiecza interesy obiektu i gościa. W tym tekście znajdziesz przykładowy wzór do druku, instrukcję krok po kroku jak wypełnić kartę przy meldunku oraz omówienie zasad RODO i typowych reguł meldunkowych w różnych rodzajach hoteli. Przejdźmy od konkretów do użytecznych porad.

• Wzór karty pobytu w hotelu
• Co to karta pobytu i meldunek
• Jak wypełnić kartę pobytu podczas meldunku
• Dane na karcie pobytu – co jest potrzebne
• Karta pobytu a RODO
• Zasady meldunku i rodzaje hoteli
• Gościa hotelowego karta pobytu w hotelu – wzór (Pytania i odpowiedzi)

Wzór karty pobytu w hotelu

Wzór karty pobytu zwykle mieści się na arkuszu A4 (210×297 mm) i zawiera deklaratywne pola: nazwisko, imię, data urodzenia, obywatelstwo, numer dokumentu tożsamości, adres stały, numer rezerwacji, daty pobytu, cel pobytu, podpis. Formularz ma sens, jeśli daje miejsce na podpis gościa i potwierdzenie recepcji oraz informację o obowiązkach wynikających z RODO. Poniżej zamieszczam praktyczny układ pól z przykładowymi wartościami.

Do druku rekomenduję czcionkę bezszeryfową 11–12 pkt dla czytelności i margines 15–20 mm. Pole na podpis powinno mieć minimalną szerokość 90 mm i wysokość 20–25 mm, a miejsce na ewentualny znaczek fotograficzny 30×40 mm, gdy hotel tego wymaga. Druk dwustronny jest dopuszczalny, ale kopia dla gościa i kopia dla obiektu to standard — najczęściej 2 egzemplarze.

Co to karta pobytu i meldunek

Karta pobytu, zwana też kartą meldunkową lub rejestracyjną, to dokument rejestrujący obecność gościa w obiekcie noclegowym. Nie jest to zameldowanie stałe w rozumieniu prawa meldunkowego; służy do ewidencji pobytu, rozliczeń i bezpieczeństwa. Dokument ułatwia wystawienie faktury, rozliczenie podatkowe i może być podstawą do udzielenia informacji uprawnionym organom.

Zobacz także: Najlepsze hotele na Podkarpaciu 2025

Meldunek w hotelu polega na formalnym zarejestrowaniu osoby w systemie obiektu; proces obejmuje sprawdzenie dokumentu tożsamości, wpisanie danych do karty oraz potwierdzenie godziny przyjazdu. W zależności od obiektu meldunek odbywa się przy recepcji, online przed przyjazdem lub automatycznie przez kiosk. W małych obiektach pola mogą być krótsze; w dużych sieciach formularze bywają rozbudowane o numer rezerwacji i status płatności.

Formalnie karta pobytu pełni funkcję dowodu zameldowania w obiekcie na czas określony i może być wykorzystana do celów statystycznych lub kontrolnych. Obiekt gromadzi dane m.in. dla celów bezpieczeństwa, rozliczeń oraz ewentualnych zgłoszeń do lokalnych urzędów. Gość powinien wiedzieć, które informacje są obowiązkowe, a które fakultatywne.

Jak wypełnić kartę pobytu podczas meldunku

Przy meldunku miej przygotowany dokument tożsamości i numer rezerwacji, jeśli go posiadasz. Przyjmujący recepcjonista zwykle poprosi o zapisanie danych drukowanymi literami, podanie dat i czasu przyjazdu oraz podpis. Krótki dialog może wyglądać: "Poproszę dokument" — "Oto paszport" — "Dziękuję, proszę podpisać tutaj".

Zobacz także: Oznaczenia pokoi hotelowych TUI – słownik kodów

Instrukcja krok po kroku

• Przygotuj dowód tożsamości (paszport, dowód osobisty) i numer rezerwacji.
• Wpisz nazwisko, imię i datę urodzenia w formacie DD-MM-YYYY.
• Wskaż kraj obywatelstwa i pełny adres zamieszkania.
• Podaj numer dokumentu tożsamości (PESEL lub nr paszportu) — wpisz dokładnie.
• Wpisz datę przyjazdu i planowanego wyjazdu oraz podpisz formularz.
• Sprawdź informacje z recepcją, pobierz kopię karty i zachowaj potwierdzenie.

Specjalne sytuacje: dzieci zazwyczaj wpisuje się z danymi opiekuna, a przy meldunkach grupowych recepcja może prosić o listę uczestników w formie elektronicznej. W przypadku wcześniejszego przyjazdu lub późnego wyjazdu warto dopytać o opłaty: przykładowo w hotelu biznesowym dopłata za późne wymeldowanie może wynosić od 50 do 150 PLN. Jeżeli hotel wymaga depozytu, standard to 100–500 PLN lub blokada na karcie.

Dane na karcie pobytu – co jest potrzebne

Podstawowe dane niezbędne do poprawnego wypełnienia karty pobytu to: nazwisko i imię, data urodzenia, obywatelstwo, numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania oraz planowany okres pobytu. Pole PESEL ma 11 cyfr i jest używane najczęściej do identyfikacji obywateli, natomiast numer paszportu zwykle ma do 9 znaków. Format daty przyjmowany jest powszechnie jako DD-MM-YYYY.

Do formularza często dodaje się pola opcjonalne: adres e‑mail, kontakt telefoniczny, numer rejestracyjny samochodu, cel podróży, czy NIP do faktury (NIP = 10 cyfr). Jeśli potrzebna jest faktura na firmę, podaj pełną nazwę firmy i NIP, a recepcja wystawi dokument zgodnie z danymi. Pamiętaj, że dane do faktury muszą zgadzać się z danymi w systemie księgowym hotelu.

Upewnij się, że wpisy wykonane są czytelnie i bez skreśleń — w razie konieczności popełnienia błędu, poprawka powinna być przekreślona jedną linią, opatrzona podpisem i datą osoby dokonującej korekty. Pola służące do rozliczeń powinny zawierać numer rezerwacji i informacje o płatności (gotówka/karta), co ułatwia późniejsze sprawdzenie. Jeśli coś budzi wątpliwości, poproś recepcję o odczytanie zapisanych danych przed wyjściem.

Karta pobytu a RODO

Przetwarzanie danych z karty pobytu podlega RODO i zasadzie minimalizacji danych: przetwarzaj tylko to, co niezbędne do celu. Najczęściej podstawą prawną jest wypełnianie obowiązków prawnych lub uzasadniony interes obiektu; hotel powinien wskazać podstawę w klauzuli informacyjnej. Polityka prywatności powinna określać okres przechowywania danych i cele przetwarzania.

Typowy okres przechowywania wynika z różnych potrzeb: dane związane z rozliczeniem i fakturami archiwizuje się zwykle do 5 lat ze względu na obowiązki podatkowe, a same karty meldunkowe mogą być przechowywane krócej, np. 12 miesięcy, jeśli nie występuje potrzeba dłuższego magazynowania. Gość ma prawa: dostęp do danych, ich sprostowanie, ograniczenie przetwarzania, usunięcie oraz wniesienie sprzeciwu — odpowiedź powinna nastąpić w ciągu 30 dni, zgodnie z RODO.

Obiekt musi zabezpieczyć dane technicznie (dostęp ograniczony hasłem, szyfrowanie kopii elektronicznych) i organizacyjnie (szkolenia personelu, dokumentacja przetwarzania). W przypadku przekazywania danych podmiotom trzecim (np. biuru rachunkowemu) należy wskazać odbiorców i podstawę przekazania. Transparentność i jasna informacja na karcie lub w regulaminie ułatwia zaufanie gości.

Zasady meldunku i rodzaje hoteli

Standardowe godziny meldunku w większości hoteli to od 14:00, a wymeldowanie do 11:00, choć obiekty z recepcją 24/7 przyjmują gości o każdej porze. Hotele mogą stosować opłaty za późne wymeldowanie: orientacyjnie 50–150 PLN, natomiast wcześniejsze zameldowanie może kosztować 30–100 PLN lub być bezpłatne przy dostępności pokoju. Wysokość depozytu zależy od kategorii obiektu i zwykle wynosi 100–500 PLN lub preautoryzację karty.

Rodzaje obiektów różnią się wymaganiami dokumentacyjnymi i usługami: hostel zwykle wymaga tylko minimalnych danych i podpisu, hotel biznesowy poprosi o NIP do faktury, a resort może zapisać preferencje gościa oraz numer rejestracyjny samochodu. Aparthotele i pensjonaty mają zróżnicowane procedury, a małe obiekty mogą stosować uproszczone karty pobytu. Star rating wpływa na procedury rozliczeń i poziom wymaganej dokumentacji.

W przypadku rezerwacji grupowych i długoterminowych obiekty często proszą o listę uczestników z podziałem na pokoje oraz dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej. Przy dłuższych pobytach (np. tydzień lub miesiąc) stosuje się stawki tygodniowe lub miesięczne z rabatem 10–20% w zależności od polityki obiektu. Warto zawsze wcześniej upewnić się, czy konkretny obiekt oferuje szybki meldunek online lub self check-in, co przyspiesza procedurę przyjazdu.

Gościa hotelowego karta pobytu w hotelu – wzór (Pytania i odpowiedzi)

• Pytanie: Czym jest karta pobytu w hotelu i do czego służy?

  Odpowiedź: Karta pobytu, zwana także kartą meldunkową, jest dokumentem rejestrowym gościa w obiekcie noclegowym. Służy do potwierdzenia zameldowania, zebrania danych gościa oraz ułatwia kontakt z nim w czasie pobytu.

• Pytanie: Kto wypełnia kartę pobytu podczas zameldowania?

  Odpowiedź: Zazwyczaj gość (lub jego przedstawiciel) podaje dane potrzebne do meldunku, a personel hotelu wprowadza je do systemu lub weryfikuje już zebrane informacje.

• Pytanie: Jakie dane najczęściej znajdują się na karcie pobytu?

  Odpowiedź: Zwykle imię i nazwisko, data i godzina zameldowania, przewidywana data wyjazdu, dane kontaktowe (np. numer telefonu), adres zamieszkania oraz numer wykonawcy pobytu (jeżeli obowiązuje).

• Pytanie: Czy można wypełnić kartę pobytu online przed przyjazdem?

  Odpowiedź: Tak, niektóre hotele oferują szybki meldunek online lub wstępne wypełnienie karty pobytu przed przyjazdem, co skraca czas zameldowania na miejscu.